Planilha de controle de km de veículos: saiba como fazer a sua

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A planilha de controle de km de veículos é uma ótima ferramenta para monitorar a entrada e saída de veículos, além de controlar os custos com manutenção e combustível. 

Essa preocupação é ainda mais importante devido aos constantes aumentos de gasolina nos últimos meses. 
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Quer aprender como fazer controle de frota, tabela de quilometragem e outros detalhes que influenciam no planejamento da sua empresa? Então, continue com a leitura e tire todas as suas dúvidas. 

Por que fazer o controle de frota da empresa? 

A gestão de frota de uma empresa não pode ser feita de qualquer forma. Isso porque, ela tem o poder de influenciar em diversos pontos que são fundamentais para o desenvolvimento da companhia. 

Ao fazer o controle de frota, por exemplo, você consegue fazer o mapeamento de rotas que otimizam não só o tempo, mas também o gasto de combustível, fazendo o motorista optar por trajetos mais rápidos. 

Outro ponto positivo é a possibilidade de fazer o controle do abastecimento. Você poderá fazer o mapeamento dos melhores postos e quais serão os mais adequados de acordo com a sua rota. Assim, evita que o condutor dê diversas voltas até encontrar o estabelecimento mais indicado. 

A organização de dados também é um ponto positivo, uma vez que é possível reunir várias informações,como:

• Quantidade de veículos;
• Modelos;
• Se a manutenção está sem atrasos;
• Gasto médio;
• Se o condutor está tendo uma boa performance.

Monitorar a performance dos motoristas é fundamental para o controle da frota. Eles precisam de treinamento e se sentirem como membros da companhia, mesmo que as atividades sejam executadas fora da sede. 

A maneira como cada motorista dirige influencia na performance do veículo, desgaste de pneus e peças, gasto do combustível e o período que cada um leva para finalizar cada rota. 

Com os dados em mãos, você consegue descobrir quais são os motoristas que necessitam de treinamentos e quais são os veículos que precisam de manutenção. 

As decisões não são tomadas com base no “achismo”, mas sim em dados reais da frota. Sem dúvidas, essa mudança de postura traz um diferencial competitivo para o seu negócio. 

Para fazer o controle de frota eficiente, você precisa contar com ferramentas que ajudem a administrar os dados corretamente. Neste momento, o papel deve ser evitado, pois o material pode se perder, além de prejudicar o acesso de outras pessoas que estão envolvidas no processo. 

Uma dica interessante é fazer a planilha de controle de km de veículos por meio do Excel. As informações são organizadas de forma prática e eficiente.

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Como fazer uma planilha de controle de km de veículos? 

A partir de agora, mostraremos como fazer controle de frota com o auxílio do Excel. 

Adicione Informações essenciais na planilha de controle de km de veículos

Existem alguns dados que são indispensáveis para fazer o controle de frota da empresa. 

• Cadastro de veículos: adicione a partir da primeira coluna informações, como: modelo, placa, ano de fabricação, data da última revisão de carros, motorista responsável; 
  

• Cadastro de motoristas: informações básicas, como nome, idade e categoria da CNH. Vale colocar outros dados sobre o histórico do colaborador. Exemplo: comportamento no trânsito. Assim, você conseguirá entender se ele necessita de um treinamento; 
  

• Custos: os gastos são divididos em fixos (IPVA/DPVAT; depreciação; seguro de carga e de vida - para quem transporta passageiros, principalmente - e salários) e variáveis (manutenção, horas extras, diárias, ajudantes, multas e combustível. Nas colunas, faça a distribuição de acordo com gastos mensais e diários;
  

• Fornecedores: acrescente informações, como: nome, CNPJ, data da última entrega, data do início da parceria e custos. Esses dados são importantes para entender se a parceria é positiva ou negativa para o negócio; 
  

• Prestadores de serviço: adicione qualquer prestador de serviço, como limpeza. Isso é fundamental porque eles geram custos e podem influenciar nas tomadas de decisões;
  

• Receitas: adicione uma aba com as receitas que a empresa gera. Assim, você terá uma visão mais completa dos resultados não só no curto, mas também no longo prazo. 

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Incorpore os dados nas abas que foram criadas 

Agora que você já tem as informações sobre cada segmento e matriz de custos organizadas, é necessário construir a planilha que, na prática, ajudará na administração das frotas. 

Cada um dos tópicos mencionados abaixo pode ser adicionado às abas que já foram desenvolvidas, nas quais será feita a soma dos gastos analisados para, em seguida, confrontá-las com o cálculo das receitas. 

O mais interessante é que, tanto no Excel quanto no Google Planilhas, você pode somar as informações de forma automática por meio da fórmula.  

=SUM(A2;A100)

• A2: primeira célula de uma coluna;
• A100: última célula de uma coluna. 

Você também pode selecionar todo o intervalo de células a ser somado. Depois, clique no símbolo Σ, que pode ser localizado na parte superior direita. 

Se preferir, pode também inserir a fórmula selecionando todo o intervalo de células a ser somado. 

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Quando deve ser feito o controle da frota?

O controle da frota deve ser feito mensalmente. Portanto, ao terminar um determinado mês, faça uma cópia da planilha do mês anterior. Lembre-se de zerar os dados para iniciar uma nova fase de controle. 

1. Controle de gastos do veículo: adicione informações, como: combustíveis, estacionamento, pedágio, manutenção e trocas de peças, além de mão de obra; 
   

2. Controle de motoristas: adicione em outras colunas os custos que eles geram. Pode incluir ainda valores das multas e performance do condutor. Dentre as informações mais comuns, encontram-se: salários, horas extras, controle de ponto, folgas, licenças e afastamentos; 
   

3. Controle de manutenção de veículos: direcionada para as rotinas agendadas. Crie uma aba independente para esses dados. Com base nisso, adicione as seguintes colunas: data da última revisão, informações sobre peças e componentes substituídos, registro de problemas apresentados, caso exista, resumo de troca de pneus, resumo de troca de óleo e resumo de substituição de fluídos;
   

4. Consumo de combustível: em uma aba independente, acrescente informações de gastos diários, como: veículo, quantidade abastecida, custo total, local de abastecimento. Lembre-se de fazer a soma no final do mês e adicione aos outros gastos conforme cada veículo; 
   

5. Troca de pneus: faça essa etapa na aba direcionada ao controle de manutenção. Isso porque, a substituição de pneus não é feita na mesma quantidade que o abastecimento de um veículo. Porém, caso a sua companhia atue com uma frota grande, pode ser indicado fazer a troca de pneus com frequência. Se for o caso da sua empresa, recomendamos contar com o apoio de uma ferramenta de gerenciamento de frotas; 
   

6. Troca/reparo de peças e componentes: adicione na aba referente à manutenção. Para aqueles profissionais que desejam um controle mais detalhado, desenvolva uma aba independente, com as seguintes informações: custo de cada peça, fornecedor, data e hora da troca, histórico de revisões; 
   

7. Controle de pedágio: faça uma aba separada com os gastos diários. No final, aplique a soma e execute o lançamento junto com os gastos do automóvel, analisando o saldo de todos os meses. 
   

8. Controle do estacionamento: pode fazer uma administração diária por veículo, adicionando os gastos com estacionamento. 

Nem sempre toda planilha de controle de km de veículos  terá todas as abas e cadastros que foram citados neste conteúdo. Afinal, o objetivo é que a sua ferramenta seja prática, completa e ajustável de acordo com a realidade de cada empresa. 

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Percebeu o quanto é prático fazer uma planilha? No entanto, alguns profissionais podem achar o processo complicado ou não ter tempo suficiente para adicionar todas as informações.

Independentemente da sua realidade e do tamanho da sua frota, vale a pena contar com o apoio de uma tecnologia, como a plataforma de monitoramento da Tracker. Ela oferece relatórios personalizados de KM, posições, última posição, regras violadas, entre outras. 

Quer mais produtividade e eficiência em sua rotina? Conheça as soluções da Tracker. Você terá relatórios completos e rápidos, facilitando a tomada de decisões da sua frota.