Transporte de documentos ainda é necessário? Como fazê-lo?
Como funciona o transporte de documentos? + 5 dicas de otimização
Principalmente na operação entre empresas, o transporte de documentos se mantém uma necessidade, mesmo com a transformação digital impactando a forma como contratos e dados são compartilhados.
Ainda que seja evidente que o modelo de home office, adotado amplamente por conta da pandemia da covid-19, opte principalmente pela digitalização e compartilhamento virtual de documentos, não são todos os tipos de papéis e nem todas organizações que estão prontas para esse formato.
Vamos entender quais são essas particularidades que demandam o transporte de documentos físicos, com destaque para situações como alta urgência e sensibilidade de dados. Antes disso, veja o que define esse tipo de serviço e como ele funciona na prática. Boa leitura!
Como é feito o transporte de documentos?
A transformação digital nas empresas, facilitada pela internet, se faz presente em uma enorme variedade de dispositivos, facilitando bastante o envio e recebimento de arquivos.
Mesmo assim, muitos desses documentos ainda precisam ser entregues em mãos, em formato impresso, assinados e retornados no mesmo dia. Daí a necessidade de empresas focadas nesse tipo de movimentação.
O serviço de transporte de documentos pode ser terceirizado ou executado por um setor interno, contando que exista um volume que compense esse investimento. Na prática, ele funciona com rotas pré-estabelecidas e uma frota específica para cada situação.
De modo geral, cargas maiores, distâncias mais longas e situações onde os arquivos transportados demandam maior proteção, seja do clima ou do interesse de terceiros, veículos fechados e reforçados, como vans e furgões, se tornam preferenciais.
Por outro lado, quando a demanda é pela entrega rápida de documentos, o serviço de “office boy” é a melhor alternativa. Isso ocorre por conta da agilidade elevada das motocicletas para superar o trânsito e demais desafios da mobilidade urbana.
Também vale mencionar a autonomia de combustível. Com a popularização de motos flex, o baixo consumo e o preço da gasolina no Brasil colocam a redução de custos em foco.
Seguindo, temos a importância do planejamento de rotas, especialmente para serviços terceirizados ou entregas que incluem vários destinos diferentes. É possível economizar tempo, combustível e, consequentemente, dinheiro, basta montar o percurso certo.
Enfim, no caso de documentos que precisam de assinatura e devolução, sobretudo com urgência, é relevante tomar o cuidado necessário para que cada transporte seja executado com agilidade e precisão.
Isso inclui a necessidade de uma comunicação clara e preventiva. Informar o destinatário sobre o tempo de entrega, permitindo que ele se prepare para tal, garante que a situação tenha maior fluidez. A funcionalidade de rastreamento também dá suporte e supre a demanda por controle.
Tipos de documentos transportados
Em geral, o transporte de documentos é utilizado para os seguintes tipos de arquivos:
- contratos;
- documentos pessoais;
- documentos jurídicos;
- intimações;
- convites formais;
- certificados.
As situações que demandam o envio desses itens variam muito, podendo ocorrer em contratações de serviços ou de funcionários para empresas, recolhimento de assinaturas, suporte para serviços de advocacia e contabilidade, entre muitos outros.
Por que o transporte de documentos físicos ainda é necessário?
É importante destacar que o transporte de documentos físicos dificilmente deixará de existir. Mesmo com todo avanço tecnológico atual, certos registros precisam de assinatura e impressão para garantir a validade do modelo original.
Além disso, a disparidade entre os recursos que uma empresa pode ter em relação a outras, inclusive no mesmo mercado de atuação, pode fixar o uso de arquivos físicos como a única forma viável. Isso também ocorre no transporte de documentos urgentes, que precisam de assinatura, reconhecimento em cartório, entre outros.
5 dicas para realização do transporte de documentos
Agora que você já sabe o que é e como funciona o transporte de documentos, é hora de conferir algumas dicas de como investir nesse serviço com uma operação eficiente, moderna e adequada ao desafio.
Confira 5 recomendações para uma empresa de transporte de documentos ser bem-sucedida:
1. Veículo adequado
Começamos pela gestão da frota, um fator crucial para determinar os recursos disponíveis e o alcance da sua operação. Idealmente, os veículos utilizados no ramo incluem as seguintes categorias:
- motos: ágeis e econômicas, são essenciais para centros urbanos e operações específicas, a capacidade de carga não é alta, mas funcionam bem para um volume moderado de documentos;
- utilitários pequenos: furgões de até 1t, como a Fiorino, Master e Partner, oferecem uma maior capacidade de carga, servindo para situações onde a entrega de documentos não compreende toda a demanda da empresa, além de serem capazes de cobrir distâncias maiores com eficiência;
- VUC: os veículos urbanos de carga são caminhões leves e semileves, como o Ford Cargo, Iveco Daily e os modelos chineses Effa JBC e JAC T140. Altamente indicados para entregas urbanas e volumes elevados, além de manter a qualidade no armazenamento da carga em qualquer clima.
2. Armazenagem dos documentos
A escolha do veículo para cada situação depende também do clima. Chuvas podem diminuir a viabilidade de motos, exigindo o uso de utilitários e possivelmente impactando o planejamento da rotina de entregas da empresa.
3. Planejamento de rotas
O planejamento de rotas precisa ficar atento aos eventos do trânsito, reagindo com rapidez para evitar atrasos e reduzir custos. É uma situação onde a tecnologia de monitoramento e roteirização permite uma atuação ainda mais prática e eficiente.
4. Flexibilidade operacional
Expandindo conceitos já apresentados, é essencial demonstrar a capacidade de flexibilizar sua operação ao longo do dia a dia, especialmente quando se trata de documentos com urgência.
Saber quando utilizar uma moto para adiantar uma entrega rápida, bem como a capacidade de superar obstáculos e imprevistos, são formas de otimizar o serviço e garantir a satisfação dos clientes.
5. Rastreamento de pacotes
Por fim, todo serviço de inteligência logística precisa contar com o recurso de rastreamento de cargas, o que também vale para a entrega de documentos. Permitir a consulta por parte do cliente sobre a localização do pacote é interessante para uma experiência positiva, o que fica ainda mais importante quando o objeto é um malote de documentos.
O rastreamento também é uma ferramenta preventiva contra extravios e roubos de carga, um risco sempre presente nos cenários urbanos. Contar com um sistema de posicionamento permite maior controle e segurança para a operação de empresas especializadas nesse tipo de transporte.
Conheça o Tracker LBS Carga!
Seja para empresas de transporte ou para você que precisa rastrear uma carga importante, conte com o Tracker LBS Carga!
Feito especialmente para proteção e localização de carregamentos diversos, esse serviço possibilita amplo controle logístico, utilizando iscas recarregáveis ou descartáveis, de acordo com cada situação.
Com ele, é possível acompanhar os dispositivos em grid e identificar a posição no mapa com total facilidade.
